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El teletrabajo en la firma Marval, O´Farrell & Mairal

Sergio Ellman, socio de Marval, O´Farrell & Mairal, cuenta a Marcasur la experiencia de su firma en materia de teletrabajo, potenciado a partir de la cuarentena obligatoria en Argentina.

Por Fabiana Culshaw

¿Cómo venía trabando la firma antes de la pandemia?

Nuestra firma viene trabajando con aplicaciones desde hace diez años, luego digitalizamos los documentos internos, pasamos los expedientes a formato digital y fuimos implementando telereuniones internas entre los socios y abogados senior de la firma, bastante antes de la emergencia sanitaria.

Desde hace unos cinco años, la Justicia argentina comenzó a funcionar online, y el INPI recibe digitalmente los documentos que subimos los bufetes desde 2018 y 2019. Fue todo un proceso que tiene que ver con nuestra actualización, pero también con la de las oficinas públicas.

¿Cómo se prepararon para el teletrabajo a partir de la cuarentena obligatoria?

Una semana antes de la cuarentena total, la mitad del personal de esta firma ya estaba trabajando desde sus casas. Como teníamos todos los sistemas actualizados y desde hace dos años hemos ido pasando los documentos e información a la nube con Citrix, solo nos llevó dos días ajustar el hardware de los usuarios para el teletrabajo.

Somos 550 personas de la firma conectadas, 60 de ellas en propiedad intelectual. Estamos haciendo reuniones internas virtuales a través de TeamViewer con Microsoft Dynamic 365. También usamos Whatsapp y Zoom. La idea es que todos trabajemos vía remota. Es un verdadero desafío tecnológico y de reacomodación.

¿Tienen algún protocolo para las reuniones internas con TeamViewer o Zoom?

Sí, varía la frecuencia de las reuniones, según los objetivos y quienes participan. Tenemos reuniones de entre dos, diez, 30 y hasta 60 personas. Siempre se nombra un conductor y se le va dando la palabra a cada uno que quiere participar para ordenar la discusión. Lo hacemos sin imagen, para no restar ancho de banda.

¿Cuál es la política que mantienen con los clientes online?

En primer lugar nos hemos asegurado de que los clientes sepan que estamos operativos, además de enviarles las comunicaciones de deseos de que estén bien de salud, como corresponde.

Nuestra política en la emergencia es: mayor contacto y flexibilidad con los clientes, y más presencia digital. También procuramos contestar las llamadas telefónicas y los correos de los clientes en forma inmediata, y darles tranquilidad, por ejemplo informándoles que los plazos del INPI han quedado suspendidos.

¿Cómo está trabajando el INPI?

El INPI ha estado cerrado y solo recibiendo documentación online, porque no tiene la posibilidad real de hacer teletrabajo. Ahora hay una disposición del gobierno de que comiencen a trabajar con algunos integrantes de su personal en los primeros días abril. Pero la actividad con el instituto es parcial y enlentecida.

¿El teletrabajo le está dando resultado a su firma?

Las reuniones internas nos están resultando bien porque ya teníamos cierta experiencia en eso. Con los clientes, es algo nuevo, bastante extraño por ahora. Queremos generar más reuniones vía digital con ellos y no utilizar solo la voz, como antes, sino más la imagen durante las conversaciones, que nos vean para hacernos más cercanos. Estar cerca del cliente en este momento de crisis, es más importante que siempre.

Nuestra idea es también ofrecerles más presentaciones online, instructivos o entrenamientos virtuales.

¿Qué ventajas y desventajas están experimentando con el teletrabajo?

Las ventajas son que ahorramos tiempo de traslado y que nos podemos reunir virtualmente con profesionales y clientes que no viven en esta ciudad.

Si bien no aplica a esta coyuntura, hay que valorar también que el teletrabajo representa para las firmas una mayor probabilidad de regionalizarnos, con socios de otros países.

Entre las desventajas, está la dificultad de lograr un work life balance. También hay que considerar el tema cultural de integración, ya que el “ponerse la camiseta de la empresa” y el compromiso suelen ser mayores cuando el personal sale de su casa y va a una oficina todos los días. Otro tema a resolver es cómo entrenar y liderar bien al personal en forma remota. No es lo mismo que sentarnos todos ante una mesa.

¿Corren riesgos a nivel de seguridad informática, por ejemplo, de virus o robo de información confidencial?

No, contamos con sistemas encriptados y también distribuimos instructivos específicos al personal sobre las precauciones deben tomar en sus casas, como por ejemplo, no compartir la información, asegurarse de no dejarla a la vista, recoger los documentos que impriman en el momento, cuidar que nadie vea las pantallas mientras están trabajando.

¿Qué tipo de consultas están recibiendo en este momento?

Las consultas se concentran en reformulaciones de contratos y actualizaciones por causas de fuerza mayor. También hay consultas en materia laboral, sobre contratos de trabajo, despidos y ayudas gubernamentales. Hay muchos temas contractuales impactados por la situación de emergencia sanitaria y, como siempre sucede en las crisis, pensamos que habrá más litigios. Pero no hay negocios nuevos, que es lo que reflota financieramente a los bufetes.

¿Qué estima que sucederá con el teletrabajo cuando la emergencia sanitaria acaba y los abogados vuelven a sus oficinas?

Pienso que volverán las reuniones físicas con los clientes, pero también las telereuniones estarán más instauradas. Con los clientes de propiedad intelectual, las telecomunicaciones ya eran frecuentes por estar en el exterior, así que eso no cambiará mucho.