Varios

Herramientas para el teletrabajo

El mundo digital presenta muchas opciones. En plena cuarentena, hay que explorarlas, conocerlas, actualizarse. Hoy más que siempre.

Por Fabiana Culshaw 

Trabajar desde la casa nos ha enfrentado a la necesidad de hacer un mayor y mejor uso de las herramientas digitales, y aprender.

Aun sabiendo manejar gran parte de ellas, en los últimos tiempos han surgido nuevas herramientas y aplicaciones.

En el sector legal, muchos abogados ya venían trabajando desde sus casas, pero generalmente lo hacían solo una o dos veces por semana para adelantar o terminar trabajos puntuales, pero no mucho más que eso. Aquellos bufetes con oficinas en otros países sí están más acostumbrados al teletrabajo al tener que realizar presentaciones o liderar equipos de trabajo a distancia.

También están en el mercado los “despachos disruptivos”, conocidos como empresas de servicios legales alternativos, que han irrumpido con fuerza en algunos países para competir con los bufetes tradicionales. La clave de los despachos disruptivos es brindar servicios a distancia, basándose precisamente en mucha tecnología y comunicaciones online con el cliente, respondiendo rápido y al momento.

En suma, hoy en día, en tiempos de pandemia, los despachos más tradicionales son los que tienen que hacer los mayores esfuerzos para ponerse a tono con todo lo que tiene que ver con el teletrabajo, esto es: herramientas digitales, seguridad informática, preparación de los equipos de trabajo para su uso, y demás.

Marcasur les ofrece seguidamente una lista de opciones básicas pero muy útiles, con algunos datos adicionales a tener en cuenta en el momento de evaluarlas y decidir.

Dropbox: esta herramienta permite sincronizar archivos a través de un directorio virtual en la red. Se puede así disponer de la información en forma remota desde cualquier ordenador y compartirla con otros usuarios, quienes también pueden alimentar o hacer cambios en las carpetas compartidas.

LogMein: es un software que al instalarse en una computadora permite acceder a esta desde cualquier lugar, usando un navegador web en otra computadora con internet. Este servicio de acceso remoto y administración es utilizado con frecuencia por los empleados de las pymes.

WhatsApp: es mejor utilizar esta opción con imagen, dado que de esa manera se suplanta el encuentro “cara a cara” que no es posible por la cuarentena. La voz en esta coyuntura no alcanza.

Skype: muchos usuarios la han desplazada por otras herramientas al surgir otras propuestas, pero igual se sigue utilizando y resulta.

Zoom: su versión gratuita permite hasta cien participantes en simultáneo, pero con un máximo de 40 minutos por reunión. Las versiones Pro, Business y Enterprise suben el número de concurrentes a 1.000. Cabe recordar que Zoom presentó problemas a nivel de privacidad de los usuarios en las últimas semanas, e incluso fue cuestionada por la Justicia de Estados Unidos, pero su fundador, Eric Yuan, se comprometió a resolverlos y ya se nota la diferencia, según los usuarios.

TeamViewer: este software permite conectar remotamente hasta un máximo de 200 dispositivos y es de fácil acceso. Es muy utilizado por los bufetes de abogados. Además de reuniones en línea y videoconferencias, entre sus funciones está compartir y controlar escritorios, y transferir archivos entre ordenadores.

Webinars: Algunos bufetes los están realizando más últimamente, como por ejemplo Moreno Baldivieso, que compartió en las redes sociales “Covid 19: Aspectos legales y prácticos para las empresas en Bolivia”, un webinar realizado con Amcham Bolivia a principios de mayo. Los sistemas de webinar más conocidos son GoToWebinar, Webinar Jan, Webinar Ninja, Demio y Crowdcast. Todos permiten a profesionales y empresas de cualquier tamaño llevar un evento online con asistentes de cualquier parte del mundo simultáneamente. Las tres primeras mencionadas son las más demandadas. Veamos una por una:

• GoToWebinar es de gran calidad, generalmente no tiene delays ni fallos al poner una presentación o a otro presentador en pantalla, pero su precio es bastante alto comparado con otras opciones.

• WebinarJan también es considerado bueno, más económico que el anterior, pero suele presentar ciertos delay en los comentarios en directo que realizan los participantes del evento y algunas fallas al compartir presentaciones o videos.

• Webinar Ninja es la más fácil de usar a la hora de crear el webinar desde cualquier software, pero la calidad del video y audio puede ser mejorable. Los usuarios coinciden en que la definición no es del todo buena y con frecuencia presenta problemas al compartir la pantalla.

Evenbrite eventos: esta plataforma permite autogestionar cualquier tipo de eventos, incluyendo las inscripciones y venta de entradas. La autogestión es presentada como una ventaja para quien organiza el evento.

Podcast: son grabaciones originales de audio o video, o trasmisiones grabadas de un programa de televisión o radio, una conferencia, una presentación o cualquier otro evento. Podrían ser utilizadas por los bufetes para reseñar instructivos o explicaciones sobre algún tema a los clientes, aunque el sector legal parece que aún no le ha visto totalmente el potencial a esta herramienta.

SurveyMonkey: Algunas empresas hacen uso de la cuarentena que se vive para realizar algunas encuestas que les permitan saber mejor cómo están sus clientes, o el mercado objetivo. Hasta ahora, SurveyMonkey es una de las herramientas más populares para crear encuestas online gratis. Recibe comentarios prácticos en tiempo real y a gran escala. Las plantillas son escritas por especialistas que se adaptan a las necesidades del usuario.

Podríamos seguir enumerando, porque las herramientas se han multiplicado y mejorado sus versiones a partir del auge del teletrabajo en las últimas semanas, por la pandemia.

Lo importante es que los bufetes exploren las opciones y se actualicen continuamente con expertos informáticos que encontrar las soluciones que cada caso requiere y, en especial, que identifiquen otras formas de desarrollar nuevos servicios acordes a los tiempos que vivimos.